Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales
Actualizada el 14 de abril de 2026, versión 1.0.
En cumplimiento de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015) y demás normas concordantes, Juan Sebastian Cervantes Restrepo, identificado con CC 1.020.482.629, con domicilio en Medellín, Antioquia, Colombia (en adelante “Verifiko” o “El Encargado”), adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales.
1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO
En el contexto de la Plataforma Verifiko, existen dos actores diferenciados:
| Rol legal | ¿Quién es? | ¿Qué hace? |
|---|---|---|
| Responsable del Tratamiento | La copropiedad (persona jurídica bajo Ley 675/2001), representada por su Administrador | Decide qué datos de copropietarios se recopilan, para qué fines se usan, y es quien debe obtener la autorización de tratamiento de los titulares |
| Encargado del Tratamiento | Verifiko (El Prestador del servicio SaaS) | Trata los datos personales por cuenta y en nombre de la copropiedad, conforme a las instrucciones del Responsable y a esta Política |
Datos de contacto del Encargado:
- Razón social: Juan Sebastian Cervantes Restrepo
- Identificación: CC 1.020.482.629
- Dirección: Medellín, Antioquia, Colombia
- Correo electrónico para ejercicio de derechos: sebascerpo@outlook.com
- Sitio web: https://verifiko.co
2. DATOS PERSONALES QUE TRATA LA PLATAFORMA
Verifiko trata las siguientes categorías de datos personales, según el tipo de usuario:
2.1 Datos de Usuarios del Sistema (Administradores, Super Administradores, Propietarios)
| Dato | Finalidad | Categoría |
|---|---|---|
| Nombre completo (nombre y apellido) | Identificación y acceso a la Plataforma | General |
| Correo electrónico | Autenticación, envío de cuentas de cobro, recuperación de contraseña, comunicaciones del servicio | General |
| Número telefónico (opcional) | Contacto directo por el Administrador | General |
| Credenciales y elementos de autenticación | Permitir acceso seguro y prevenir usos no autorizados | Seguridad |
| Perfil de acceso | Control de permisos y administración de accesos | Seguridad |
| Registros de actividad de la cuenta | Seguridad, auditoría, soporte y continuidad del servicio | Seguridad |
2.2 Datos de Copropietarios (ingresados por el Administrador)
| Dato | Finalidad | Categoría |
|---|---|---|
| Nombre completo | Identificación en el sistema financiero del conjunto | General |
| Tipo y número de documento de identidad (CC, CE, NIT, Pasaporte) | Identificación legal del titular de la unidad privada | Identificación |
| Correo electrónico | Envío de cuentas de cobro y comunicaciones | General |
| Número telefónico (opcional) | Contacto | General |
| Unidad residencial (torre, apartamento, coeficiente, área) | Gestión financiera y cálculo de cuotas | Patrimonial |
| Información de copropietarios adicionales y contactos (nombre, documento, correo, teléfono, tipo de relación) | Gestión de titularidad compartida | General |
| Información de vehículos (placa, tipo, marca, color) | Administración de parqueaderos y control vehicular | General |
| Información de mascotas (nombre, especie, raza, tamaño) | Gestión de convivencia y censo de mascotas | General |
2.3 Datos Financieros (generados o ingresados a través de la Plataforma)
| Dato | Finalidad | Categoría |
|---|---|---|
| Historial de facturación (cuentas de cobro emitidas) | Gestión contable de la copropiedad | Financiero |
| Historial de pagos (montos, fechas, métodos, referencias) | Conciliación financiera y estados de cuenta | Financiero |
| Saldos pendientes, intereses, multas | Gestión de cartera y cobro de expensas comunes | Financiero |
| Certificados de paz y salvo emitidos | Gestión de solvencia y transferencias inmobiliarias | Financiero |
2.4 Datos Técnicos y de Seguridad
| Dato | Finalidad | Categoría |
|---|---|---|
| Registros e indicadores de acceso y sesión | Seguridad, detección de accesos anómalos y prevención de fraude | Seguridad |
| Información básica del dispositivo/navegador (no sensible) | Compatibilidad, seguridad de sesión y soporte | Seguridad |
| Eventos de sesión (inicio, actividad y cierre) | Control de sesiones y expiración por inactividad | Seguridad |
| Intentos de autenticación y eventos de seguridad | Prevención de ataques, abuso y accesos no autorizados | Seguridad |
Nota: Con fines de seguridad, Verifiko puede registrar información mínima y proporcional de acceso/sesión para detectar actividades anómalas, prevenir fraudes y proteger las cuentas.
3. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales son tratados exclusivamente para las siguientes finalidades:
3.1 Finalidades necesarias para la prestación del servicio
a) Permitir el acceso y autenticación de los Usuarios en la Plataforma.
b) Gestionar el ciclo de facturación de la copropiedad: cálculo de cuotas, generación de cuentas de cobro, registro de pagos.
c) Generar y enviar cuentas de cobro mensuales por correo electrónico a las direcciones registradas por el Administrador.
d) Generar estados de cuenta, reportes financieros y certificados de paz y salvo.
e) Gestionar el control de multas, notas crédito, notas débito y ajustes retroactivos.
f) Permitir la importación masiva de datos de copropietarios desde archivos CSV proporcionados por el Administrador.
g) Mantener la seguridad del sistema mediante control de sesiones, detección de intentos de acceso no autorizado y monitoreo de errores.
3.2 Finalidades complementarias
h) Enviar notificaciones de servicio relacionadas con el funcionamiento de la Plataforma (mantenimientos, actualizaciones, alertas de seguridad).
i) Atender solicitudes de soporte técnico.
j) Generar estadísticas de uso agregadas y anonimizadas para mejorar el servicio.
k) Cumplir con requerimientos legales, judiciales o administrativos de autoridades colombianas competentes.
4. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
4.1 Datos de Administradores y Super Administradores
La autorización para el tratamiento de datos personales de los Usuarios Administradores se obtiene al momento del registro en la Plataforma, mediante la aceptación expresa de los Términos y Condiciones de Uso y de la presente Política, los cuales incluyen una casilla de verificación ("checkbox") cuya aceptación queda registrada con fecha y hora.
4.2 Datos de Copropietarios ingresados por el Administrador
La obtención de la autorización previa, expresa e informada del tratamiento de datos personales de cada copropietario es responsabilidad exclusiva del Administrador en su calidad de Responsable del Tratamiento, conforme a los artículos 9 y 10 de la Ley 1581 de 2012.
Verifiko actúa como Encargado del Tratamiento y procesa los datos bajo las instrucciones del Administrador. Verifiko no tiene relación directa con los copropietarios cuyos datos son ingresados a la Plataforma y no puede verificar si la autorización fue debidamente otorgada.
Al utilizar la funcionalidad de importación masiva de datos o de creación individual de copropietarios, el Administrador declara y garantiza que:
- Ha obtenido la autorización de tratamiento de datos personales de cada titular.
- Ha informado a los titulares sobre las finalidades del tratamiento.
- Los datos suministrados son veraces, completos y actualizados.
5. DERECHOS DE LOS TITULARES
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los titulares de datos personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer: Acceder a sus datos personales que reposen en la Plataforma.
b) Actualizar: Solicitar la corrección de datos inexactos, incompletos o desactualizados.
c) Rectificar: Solicitar la corrección de información que resulte imprecisa o errónea.
d) Solicitar la supresión: Solicitar la eliminación de sus datos cuando considere que no están siendo tratados conforme a los principios y finalidades establecidos, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a su conservación.
e) Presentar quejas: Ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por violaciones al régimen de protección de datos.
5.1 ¿Cómo ejercer los derechos?
- Si usted es un copropietario: Debe dirigir su solicitud al Administrador de su copropiedad, quien es el Responsable del Tratamiento de sus datos.
- Si usted es un Usuario Administrador: Puede ejercer sus derechos directamente ante Verifiko enviando una comunicación al correo electrónico sebascerpo@outlook.com indicando: nombre completo, tipo y número de documento, correo electrónico registrado, y descripción de la solicitud.
5.2 Tiempos de respuesta
Conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012:
- Consultas: Máximo diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) días hábiles adicionales.
- Reclamos: Máximo quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) días hábiles adicionales.
6. MEDIDAS DE SEGURIDAD
Verifiko implementa medidas técnicas y administrativas para proteger los datos personales.
6.1 Seguridad técnica
- Acceso seguro: mecanismos de autenticación y control de sesión.
- Protección de comunicaciones: medidas para proteger la información en tránsito.
- Control de acceso: permisos y restricciones según el tipo de usuario.
- Prevención de abuso: medidas para detectar y limitar intentos de acceso no autorizado.
- Monitoreo y registros: supervisión para identificar fallas y eventos de seguridad.
- Respaldo y continuidad: copias de seguridad y prácticas de recuperación.
6.2 Seguridad administrativa
- Acceso a producción restringido al equipo técnico autorizado.
- Revisión periódica de permisos de acceso.
7. COMPARTICIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS
7.1 Verifiko no vende, alquila ni comercializa datos personales
Verifiko no comparte datos personales para fines de marketing, publicidad o cualquier otro fin comercial ajeno a la prestación del servicio.
7.2 Proveedores de servicios (Sub-encargados)
Para operar la Plataforma, Verifiko puede apoyarse en proveedores de tecnología que actúan como sub-encargados, por ejemplo, para: (i) infraestructura y alojamiento, (ii) envío de comunicaciones transaccionales, y (iii) monitoreo/soporte de estabilidad del servicio.
En estos casos, Verifiko procura que dichos proveedores cuenten con estándares razonables de seguridad y que traten los datos exclusivamente para prestar el servicio. Los datos compartidos se limitan a lo necesario según la finalidad (por ejemplo, dirección de correo para el envío de comunicaciones o información técnica mínima para diagnóstico).
7.3 Transferencias internacionales
Los datos personales pueden ser transferidos a servidores ubicados fuera de Colombia (Estados Unidos, Europa) a través de los proveedores mencionados, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012.
7.4 Requerimientos legales
Verifiko podrá revelar datos personales cuando sea requerido por autoridades judiciales o administrativas competentes, conforme a la legislación colombiana.
8. CONSERVACIÓN DE LOS DATOS
8.1 Durante la vigencia del servicio
Los datos se conservarán mientras exista una relación contractual activa.
8.2 Tras la terminación del servicio
- Conservación por sesenta (60) días calendario para exportación.
- Luego, eliminación de datos de producción.
- Respaldos hasta doce (12) meses por obligaciones legales/defensa.
8.3 Datos de seguridad y auditoría
Registros de sesiones e intentos de autenticación: máximo seis (6) meses.
9. COOKIES Y TECNOLOGÍAS SIMILARES
La Plataforma puede utilizar cookies propias y/o almacenamiento local del navegador para (i) mantener la sesión, (ii) reforzar la seguridad de acceso, y (iii) guardar preferencias de interfaz.
Verifiko no utiliza cookies de terceros con fines de tracking, publicidad o análisis de comportamiento.
10. DATOS DE MENORES DE EDAD
Verifiko no recopila intencionalmente datos de menores de 18 años.
11. DATOS SENSIBLES
Verifiko no recopila ni trata datos sensibles conforme a la definición del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.
12. MODIFICACIONES A LA POLÍTICA
Verifiko se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Los cambios serán notificados con al menos quince (15) días de anticipación.
13. AUTORIDAD DE PROTECCIÓN DE DATOS
La autoridad competente en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC):
- Dirección: Carrera 13 No. 27-00, Pisos 1 al 7, Bogotá D.C.
- Teléfono: (601) 587 0000
- Sitio web: www.sic.gov.co
14. VIGENCIA
La presente Política rige a partir del 14 de abril de 2026 y permanecerá vigente mientras Verifiko continúe operando la Plataforma.
Fin de la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales